Inwerken van een nieuwe vrijwilliger

Ja, het is zover: een nieuwe vrijwilliger! Of het nu jullie allereerste vrijwilliger is, of dat er regelmatig nieuwe gezichten aansluiten: een warm welkom is altijd belangrijk. De ene taak is misschien wat praktischer, de ander meer administratief – maar elke vrijwilliger verdient dezelfde aandacht. Zie het inwerken net als bij een medewerker: leer iemand de organisatie kennen, geef uitleg over de taken en zorg dat hij of zij zich echt onderdeel voelt van het team. Hieronder vind je een aantal tips om dat soepel en prettig te laten verlopen:

1. Begin met een warm welkom

Start sterk: neem (bij voorkeur telefonisch) contact op en plan een kennismakingsgesprek in. Bespreek praktische zaken zoals startdatum en tijd en ook wat er die dag van hem/haar verwacht wordt. Vraag de vrijwilliger ook of hij op voorhand al vragen heeft. Zo voelt de vrijwilliger zich meteen betrokken én gezien.

Tip: Gebruik handig welkomspakket of informatieblad met alle praktische details.

2. Gebruik een vaste structuur — dat scheelt zoeken

Met een standaard inwerkprogramma (onboarding) heb je een helder stappenplan. Zo vergeet je niets en komt elke nieuweling op dezelfde fijne manier van start. Denk aan checklist: contract, verzekering, toegangspas, systeemaccounts—alles op orde, zonder stress.

3. Koppel een buddy of contactpersoon

Stel meteen iemand aan als aanspreekpunt—een buddy die samen begint, meekijkt en uitleg geeft op de werkvloer. Dat geeft een vertrouwd gevoel en ondersteunt bij dagelijkse vragen.

4. Leer elkaar in 5 stappen

Het ‘welkom-heet-en-inwerk’-proces verloopt vaak via:

1. Kennismaken
2. Ronde lopen op de werkplek
3. Praktische uitleg (waar zit wat, hoe gaat het)
4. Meedoen aan een klusje
5. Tussentijdse check: “hoe gaat het tot nu toe?”

Zo voelt iemand zich snel thuis en actief betrokken.

5. Evalueer vroeg én later

Stel al in de eerste week een kort momentje in: hoe voelt het? Is de uitleg helder? Is er iets dat nog ontbreekt? En plan daarna een uitgebreider gesprek binnen drie maanden om te checken hoe het gaat en of verdere begeleiding nodig is.

6. Organiseer samen leren in hapklare brokken

Geef zo nodig een introductietraining — bijvoorbeeld eens per maand — en combineer dat met een kennismakingsgesprek binnen de eerste week. Zo voelt de vrijwilliger zich snel ingewerkt én gewaardeerd.

7. Maak het leuk én persoonlijk

Formeel is prima, maar vergeet niet: persoonlijk contact maakt het verschil. Een grapje, een bemoedigend woordje, of een eenvoudige attentie laten zien dat je om je vrijwilligers geeft.