Geen match! Wat nu?

Je bent enthousiast aan de slag gegaan: de vacature is geplaatst, de reacties stromen binnen. Je hebt contact gehad en misschien zelfs een gesprek gevoerd, maar het blijkt toch geen match te zijn tussen jullie organisatie en de kandidaat. Wat doe je dan? In dit artikel lees je hoe je hier zorgvuldig mee omgaat, zodat kandidaten gemotiveerd blijven en je als organisatie sterker uit het proces komt. 

Inzicht in het proces 

Het is belangrijk om te weten waar je staat. Laat de communicatie zoveel mogelijk via jullie organisatiepagina op vrijwilligersstichtsevecht.nl verlopen en gebruik de analytics (in het menu van de organisatiepagina) om te volgen hoeveel reacties je krijgt, hoeveel kandidaten je uitnodigt en hoeveel geschikt blijken te zijn. Vergelijk de reacties op verschillende vacatures en kijk kritisch naar teksten, eisen en wervingswijze. Vaak helpt een kleine aanpassing in de vacaturetekst om de juiste doelgroep beter te bereiken. Zo ontdek je waar in het proces het mogelijk misgaat: bij de oproep zelf, bij de verwachtingen of bij de vertaling ervan. 

Wanneer er geen match is 

Dat een kandidaat niet geschikt blijkt, kan allerlei redenen hebben. Misschien kloppen de verwachtingen niet of blijkt uit het gesprek dat sfeer, werkzaamheden of tijdsinvestering anders zijn dan gedacht. Wees in zo’n geval eerlijk en respectvol, en maak duidelijk dat het geen match is. Voorkom dat iemand ontmoedigd raakt door mee te denken in alternatieven. Misschien ken je een andere organisatie waar de kandidaat beter past of kun je tips geven over vacatures die beter aansluiten bij de wensen van de kandidaat. Zo laat je zien dat je de inzet van de kandidaat waardeert, ook al is het geen samenwerking geworden. 

Praktische vervolgstappen 

Een afwijzing hoeft geen eindpunt te zijn. Verwijs kandidaten door naar Wijzer in Vrijwillige Inzet. Op vrijwilligersstichtsevecht.nl zijn meer dan tweehonderd maatschappelijke organisaties aangesloten bij de vacaturebank. Is er bij jullie geen plek, dan kan een kandidaat daar vaak wél iets vinden. Ook kunnen kandidaten mailen naar vrijwilligersstichtsevecht.nl, waarna gekeken wordt naar passende alternatieven. Daarnaast kun je iemand doorverwijzen naar organisaties in je eigen netwerk. Door namen of contactpunten te noemen, help je de kandidaat verder. Als organisaties elkaar zo versterken, blijft de zoektocht voor vrijwilligers levend en wordt de kans groter dat iedereen uiteindelijk op de juiste plek terechtkomt. 

Houd de drempel laag 

Voor veel mensen is het al een flinke stap om zich in te schrijven of te reageren op een vacature. Een afwijzing kan twijfel oproepen. Zorg daarom altijd voor een duidelijke afsluiting van het proces: laat weten dat het gesprek is afgerond en geef – waar mogelijk – aan waarom. Bied perspectief door te benadrukken dat het niet aan de persoon ligt, maar aan de specifieke situatie, en geef alternatieven of suggesties mee. Houd de deur open voor de toekomst, want misschien ontstaat er later een taak die beter past. 

Kort samengevat 

Een “geen match” hoeft niet het einde te zijn. Verzamel en analyseer gegevens om inzicht te krijgen in je proces. Wees eerlijk en respectvol wanneer een kandidaat niet past, denk mee in mogelijkheden en verwijs door naar andere organisaties of Wijzer in Vrijwillige Inzet. Sluit gesprekken altijd duidelijk af, bied perspectief en houd de deur open voor toekomstige samenwerking. 

Met deze aanpak wordt een afwijzing geen teleurstelling, maar een kans om te leren, te verbinden en vrijwilligers te helpen hun plek te vinden.