Heldere afspraken met vrijwilligers
Om misverstanden te voorkomen en de samenwerking soepel te laten verlopen, is het verstandig om de volgende zaken duidelijk vast te leggen – het liefst in een vrijwilligersovereenkomst of beleidsstuk.
Taken en verantwoordelijkheden
Beschrijf welke werkzaamheden de vrijwilliger gaat doen, welke niet. Wie waar verantwoordelijk voor is (veiligheid, materiaalgebruik, rapportage etc.).
Werktijden & aanwezigheid
Bepaal hoe vaak en wanneer de vrijwilliger inzetbaar is, wat de verwachting is bij ziekte of vakantie.
Begeleiding & scholing
Leg vast wie de mentor of aanspreekpunt is, wat de inwerkperiode is, of er trainingen nodig zijn en wie die betaalt.
Vergoeding & declaratie
Leg vast of de vrijwilliger een vrijwilligersvergoeding krijgt of alleen onkosten vergoed worden. Hoe hoog en waarvoor (reiskosten, materiaalkosten, werkkleding etc.). Welke bewijsstukken vereist zijn (bonnen etc.).
Lees hieronder meer over de vrijwilligersregeling en belasting.
Verzekering
Maak duidelijk welke verzekeringen er bestaan (vrijwilligersverzekering, aansprakelijkheid, ongevallen etc.), in welke situatie de vrijwilliger verzekerd is, en wat hij/zij moet doen bij schade.
Veiligheid & gedragsregels
Breng regels over veiligheid, omgang met kwetsbare groepen, vertrouwelijkheid/ privacy (AVG), VOG indien nodig duidelijk in kaart.
Duur & beëindiging
Spreek af hoelang de samenwerking duurt, of er een proefperiode is en op welke manier beide partijen de samenwerking kunnen beëindigen.
Inspraak & evaluatie
Geef gelegenheid voor feedback, zeggenschap of inspraak over wat er goed gaat of beter kan. Evalueer de samenwerking periodiek.
De vrijwilligersregeling en belasting
Hoe werkt het?
De vrijwilligersregeling maakt het mogelijk om vergoedingen te geven zonder dat jullie loonheffingen hoeven af te dragen of vrijwilligers belasting moeten betalen. Het gaat nadrukkelijk niet om loon, maar om een vergoeding voor hun inzet.
Hoeveel mag je geven?
In 2025 mag een vrijwilliger maximaal €210 per maand en €2.100 per jaar belastingvrij ontvangen. Blijf je daaronder, dan hoef je als organisatie niets aan te geven bij de Belastingdienst.
Onkostenvergoeding of vrijwilligersvergoeding
Er zijn twee vormen die vaak voorkomen:
- Onkostenvergoeding: de vrijwilliger krijgt de werkelijke kosten terug, bijvoorbeeld voor reiskosten of materialen. Daar horen bonnetjes of een declaratie bij.
- Vrijwilligersvergoeding: een vast bedrag als bedankje, ook als er geen directe kosten zijn gemaakt.
Let erop dat beide soorten vergoedingen bij elkaar worden opgeteld. Komt het totaal boven de grens uit? Dan ziet de Belastingdienst het als loon.
Wat als je boven de grens komt?
Als een vrijwilliger méér krijgt dan de genoemde bedragen, dan valt dat buiten de vrijwilligersregeling. Je moet het dan behandelen als loon, inclusief loonheffingen. Voor vrijwilligerswerk is dat meestal niet wenselijk, dus het is slim om vooraf afspraken te maken en goed bij te houden wat je uitbetaalt.