Activiteitenrapport van vacatures

Wat is een activiteitenrapport?

Kort gezegd: een activiteitenrapport legt het aantal uren vast dat een vrijwilliger aan een vacature besteedt. De vacaturebank houdt dit bij op basis van de vacatures waarop een vrijwilliger heeft gereageerd.

Dat is handig voor iedereen:

• Organisaties zien hoeveel uren vrijwilligers hebben gemaakt.
• Vrijwilligers bouwen een persoonlijk overzicht op van hun totaal aan vrijwilligersuren.
• Vrijwilligerspunt kan eenvoudiger inzicht krijgen in inzet en waardering geven aan vrijwilligers die veel bijdragen.

Een activiteitenrapport kan worden aangemaakt bij elke vacature waarop een vrijwilliger reageert. Dat kan op twee manieren.

1) Automatisch door het systeem

De aanmaak is gekoppeld aan de status van aanmeldingen. Automatische rapporten worden alleen aangemaakt voor bemiddelingen die op Match staan.

Soms kan het systeem de uren niet precies berekenen, bijvoorbeeld door ontbrekende gegevens. Dan volgt een schatting op basis van geanonimiseerde historische data (vergelijkbare vacatures en bemiddelingen). De organisatie kan dit aantal uren altijd handmatig aanpassen.

2) Handmatig door vrijwilligers

Vrijwilligers kunnen zelf een activiteitenrapport aan hun profiel toevoegen. Ze zoeken de organisatie of vacature op waar zij actief zijn geweest. Het rapport verschijnt pas definitief als jullie als organisatie het goedkeuren.

Je vindt ze op twee plekken in de site:

1. Bij de vacature (tabblad ‘Activiteitenrapporten’)
2. Dit tabblad toont alle rapporten die aan die specifieke vacature zijn gekoppeld. Beheerders en moderators kunnen hier rapporten bewerken of bevestigen.
3. Zo navigeer je ernaartoe: klik in het hoofdmenu op je profielicoon → kies de organisatienaam → ga links naar Activiteiten → open de betreffende vacature.
4. In het dataoverzicht (‘Activiteitenrapporten binnen de organisatie’)
5. Dit overzicht toont alle rapporten die gekoppeld zijn aan jullie vacatures/activiteiten.
6. Zo navigeer je ernaartoe: klik op je profielicoon → kies de organisatienaam → ga links naar Data → selecteer Ontvangen activiteitenrapporten.

Geen zorgen dat je iets vergeet: maximaal één keer per maand ontvangt de contactpersoon van de organisatie een automatische herinnering wanneer er:

• activiteitenrapporten klaarstaan voor goedkeuring, en/of
• aanmeldingen nog de status ‘In afwachting’ hebben.

Zo blijft jullie administratie actueel zonder er dagelijks aan te hoeven denken.