Hoe reageer je op aanmeldingen?
Wanneer een vrijwilliger zich aanmeldt voor een vacature, ontvang je automatisch een e-mail met daarin de naam van de vrijwilliger, de motivatie en de titel van de vacature. Het is belangrijk om zo snel mogelijk te reageren: juist op het moment van aanmelding is de vrijwilliger het meest enthousiast. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat iemand elders aan de slag gaat.
Reageer daarom idealiter binnen een paar dagen, en uiterlijk binnen een week. Wacht je te lang, dan krijgen de beheerders van jullie organisatiepagina automatisch een herinnering.
Werk dan ook de status aan, zodat je niet onnodig herinneringsmails blijft ontvangen.
Reageren kan op verschillende manieren
1. Via de e-mail
In de aanmeldingsmail staat een knop Antwoorden. Daarmee open je direct de reactie van de vrijwilliger in het systeem en kun je meteen een bericht terugsturen. De vrijwilliger krijgt jouw reactie per e-mail en kan vervolgens eenvoudig weer reageren.
2. Direct contact opnemen
Wil je liever bellen of rechtstreeks mailen? Klik dan op het profielicoontje (met initialen) van de vrijwilliger. Daar vind je de contactgegevens die de vrijwilliger zelf heeft ingevuld.
3. Via het berichtencentrum
Je kunt ook zonder e-mail in te loggen alle reacties bekijken. Ga naar je account en klik in de menubalk op het postvak-icoon. Hier vind je het overzicht van gesprekken met vrijwilligers. Selecteer een gesprek om berichten te lezen en te beantwoorden.
4. Via de vacature zelf
Log in en ga naar jullie organisatiepagina. Klik in het menu links op Activiteiten en zoek de vacature waarvoor de aanmelding is gedaan. Achter de vacaturetitel zie je het aantal aanmeldingen. Klik hierop om ze te openen en stuur vervolgens een bericht via de knop Berichten.
Waarom de bemiddelingsstatus bijwerken?
Voor een correcte administratie (en om onnodige reminders te voorkomen) is het belangrijk om bij te houden of een bemiddelde vrijwilliger gestart is of niet. Zodra dit duidelijk is, werk je de bemiddelingsstatus bij. Vergeet je dit, dan sturen we automatisch een herinneringsmail—maar het is beter om het direct te doen.
Status bijwerken: twee snelle routes
- Via de vacature
- Log in → klik rechtsboven op je initialen → kies de organisatienaam → Activiteiten. Open de betreffende vacature via het getal bij de aanmeldingen en pas daar de status van de vrijwilliger aan.
- Via de herinneringsmail
- Klik in de e-mail op Status updaten. Je komt direct bij de juiste vacature op de organisatiepagina en kunt de status meteen wijzigen.
Tip: snelle, persoonlijke reacties én tijdig status bijwerken houden jullie administratie op orde, voorkomen onnodige herinneringen en vergroten de kans op een duurzame match.